我們為報告增加了賣點,但是當滿大街的人都說著自己的解決方法多吸引人,你要怎麼讓聽者知道「你是最棒的呢」?
這讓我們來到第一個chart的單元(雖然應該是加了圖的table(笑)),來介紹簡單又好用的 比較表。
通常我們會把想呈現的資料列表比較,直接放上數據或敘述。
這樣一來,聽者必須花費時間詳細閱讀表格內容,用聽者自己對比較項目的理解去找出好的與壞的。一旦聽者對比較項目的認知有所差異時,就容易造成誤會;讓聽者花費較多時間閱讀表格,除了要預留更多時間或篇幅細講資料,也有可能讓聽者不耐煩、覺得找不到重點,甚至開始挑起表格與數據的各種小錯誤(小數點位數、表格內容是否置中對齊......等)。
為了避免這樣的問題,通常會有兩個方向: 強調重點 或 簡化內容 。
為了簡化內容,改以燈號、表情符號等一看就能理解的符號或圖形,取代繁複的數字或文字。
雖然讓比較結果一目了然,但也讓資料的本質消失。聽者無法了解資料內容,可能會不信任比較的結果。
有較多數字的表格,通常會用底色來輔助閱讀。常見使用色彩濃淡、熱圖來表示數字的大小關係。
若有極端的數值(特別大、特別小),利用底色能讓聽者很快找到重點,但仍要加上額外的圖說,才能夠讓數字的大小產生意義。
而當數字差異不大,或數字資料較多時,底色差異可能無法快速凸顯重點或者過於凌亂難以閱讀。
常見於雜誌或宣傳廣告,為比較表添加「勝」字標記,是兼顧 原本內容 與 重點 的呈現方式。
但有時會遇到各有優點、不分軒輊的狀況,這時候可以加上一些「標記」,如:皇冠,更能凸顯想表達的結果。
當比較項目只有兩項時,將比較項目分於兩側也是個不錯的做法。如此一來,凸顯重點的標記不致於擋到內容或跨至其他資料格,閱讀起來較為清楚。
通常要「讓誰贏」,是在製作報告與圖表之前就決定的事。要讓心目中的贏家「獲得最多勝字記號」,當然比較的項目得要是贏家的強項。但有時聽者會在意的項目,如果沒有被呈現出來,可能會讓聽者對比較結果無法完全相信。因此,如果能先考量聽者會在意的項目,例如:在選購電子產品的時候,價格高低並不是唯一考量,可能會進一步考慮資安風險、廠商在ESG的策略與表現等,並將這些項目列入,會讓聽者更能信任比較的結果。
而有時 「小輸一下」 也是一種讓結果更全面且更真實的做法。心目中的贏家或許因為某些項目的特點而獲得青睞,但凸顯產品百家爭鳴的狀況,更能有效顯示所選擇的是「脫穎而出」的結果。心目中的贏家雖然在小地方仍有不周全的地方,但或許可以利用額外的方式補強,讓主要的優點發揮出來、不周全的地方也列出可能的解法,更能展現在比較與思考上的全面性。